Mucho -y muy valioso- es lo que puede hacerse dentro de una empresa, en el área de las conductas y las comunicaciones. La manera en que las personas se comportan en sus trabajos se refleja entre sus conversaciones. La calidad de sus conversaciones impacta en la calidad de sus relaciones y estas relaciones tienen una influencia crucial en el desempeño, la creatividad y la productividad. Cuánto se hace (y cuán bien se hace), dependerá de lo que esté ocurriendo dentro de las conversaciones. Además, la manera en que las personas trabajan juntas es el verdadero CAPITAL de toda empresa: su capital colaborativo.
La planificación y las fases anteriores son inútiles si no te comunica efectivamente con el equipo de proyecto. Cada miembro debe conocer sus responsabilidades y comunicar sus dudas efectivamente entre los miembros de su equipo, de este modo puedes conseguir una visión más amplia al progreso de todo el proyecto.
Una vez empieza la fecha definida como crucial para la correcta ejecución de las distintas etapas, como responsable debes monitorizarlo y comparar su progreso actual junto con la estructura analítica que hayas definido.
Necesitarás que cada miembro del equipo te informe, en su debido momento, del avance de cada etapa que ocupen. Y con esta información podrás registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en costes, como en el cronograma y objetivos. En caso que encuentres variaciones importantes deberás reportarlas a tus superiores para poder tomar las acciones correctivas antes de que esos desfases impidan próximas labores.
Es justamente el balance entre los tres elementos (costes, cronograma de tareas y objetivos) los mayores dolores de cabeza del manager del proyecto.
El día a día es cambiante como en todo negocio donde varían constantemente sus acciones y objetivos. Esto implica que el cronograma o las tareas cambien en medio de su desarrollo, pero solo puede tener lugar cuando el manager del proyecto acepte todos los cambios o probablemente el proyecto salga de su presupuesto, se demore y hasta no llegue a finalizarse.
Administrando efectivamente los cambios, tú como líder de proyecto, tienes toda la responsabilidad de decidir si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o directamente rechazarlos. De esta forma conseguirás aumentar las posibilidades a que el proyecto sea un éxito controlando, en todo momento, la forma en que esos cambios se incorporan. Mientras tanto puedes ir reclutando nuevos recursos acordes al cambio para planificarlos en las próximas etapas.
Una de las razones por lo que a veces fracasan los proyectos es por la imposibilidad de gestionar los cambios eficientemente, aun previendo que el día a día es cambiante.
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