Zimbra en todas sus versiones se puede descargar para instalarla en un servidor propio, sin embargo el propósito es alcanzar a Empresas, Proveedores de Servicio de Internet (ISP), Organizaciones no lucrativas e Instituciones del Gobierno, por lo que las versiones con funciones más avanzadas podrían tener precios prohibitivos para uso personal.

Diferencias claras entre la Ofimática en Línea y la convencional

La Ofimática basada en Web tiene como uno de sus fuertes la posibilidad de aprovechar muchas de las características que ya conocemos de la Red para distribuir contenidos, por ejemplo podemos hacer una Presentación en Zoho Show y publicarlo dentro de una Intranet, en el sitio web de la Empresa o sencillamente en nuestro blog.

Es decir, podemos compartir de una manera muy práctica la información que estamos creando, ya sea embebiendo el documento dentro de un sitio web o compartiendo una dirección para que otros accesen a ella, algo que ya muchos hacemos con los vídeos en Youtube o las fotografías en Flickr.

Otro punto a destacar es que nuestros archivos se almacenan directamente en el servidor del proveedor del servicio, lo que permite que podamos editarlos desde cualquier computadora que cuente con una conexión a Internet.

Además de una manera sencilla también podemos permitir que otros editen nuestra información y que colaboren en nuestros documentos, lo único que tenemos que hacer es compartir un link especial que el servicio nos provee y todo el equipo de trabajo puede estar alimentando el mismo archivo, cosa que es más difícil de hacer con una Aplicación de escritorio y que realmente pocos utilizan.

Todo ésto relacionado a compartir la información, las diferentes formas de publicación y colaboración no son más que características de la Web 2.0 de la cual la Ofimática en Línea aprovecha, tal como lo hemos mencionado, y que claramente forma ventaja contra la Ofimática tradicional.

Obviamente no todo es color de rosa, y el hecho de estar basada en Internet significa que necesitamos una conexión permanente para acceder a nuestros documentos, y estamos a la merced de la inestabilidad de los enlaces, problemas en los navegadores y disponibilidad del servidor en donde está alojada nuestra información, lo que puede reducir drásticamente nuestra productividad si tenemos uno de esos malos días en que nada funciona.

Avances para mejorar la Productividad

Empresas como Zoho ya han tomado algunas acciones para aminorar algunas de las desventajas que tienen frente a las aplicaciones de escritorio y en su caso, ofrecen una versión offline de sus aplicaciones que permiten tener la información a la mano al no contar con una conexión de Internet y además editarla para luego sincronizarla con el sitio web en cuanto se reestablezca el enlace.

Para ello, Zoho utiliza la tecnología desarrollada por Google llamada Google Gears cuya empresa lo implementó en Google Reader y que se espera se extienda a Google Docs. Zimbra también ha avanzado y provee aplicaciones de escritorio para trabajar sin conexión.

¿Migrar o no migrar?

Concluyendo, puedo decir que existen varios productos maduros que nos permiten migrar, al menos en parte, nuestra información para que esté accesible desde cualquier lugar y que nos permitiría ser más dinámicos en nuestro trabajo, sin embargo, habrán algunos difíciles de convencer de darle toda su información, incluyendo la financiera, a terceros, cuando la verdad es que Google ya lo sabe todo.

Autor: Oscar Mota
http://www.maestrosdelweb.com/editorial/la-oficina-20/

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