Cómo evaluar un Sistema de Gestión de Contenidos

Previamente la organización debe conocer cuáles son sus necesidades contestando a las típicas preguntas:

¿Qué tipo de contenido quiero gestionar?. ¿Documentos ofimáticos, páginas web, sitios web, sitios de comercio electrónico, informes, gráficos, audio, vídeo?.

¿Qué quiero hacer con el contenido? ¿Publicarlo en portales corporativos, en mi intranet? ¿El contenido va a variar con frecuencia? ¿Son facturas, por ejemplo, que no van a cambiar nunca?.< ¿Necesito controlar lo que publico o sólo gestionar su publicación?. ¿Quién creará el contenido? ¿Cualquier usuario puede aportarlo?.

Respecto a los suministradores de soluciones CMS, los que iniciaron su trabajo en Gestión Documental no tienen por qué tener potentes funcionalidades para contenidos web, y las compañías especializadas en contenidos web puede que no tengan posibilidad de gestionar grandes volúmenes de distintos tipos de documentos.

Pese a esto, todos los suministradores utilizan los mismos conceptos para describir sus funcionalidades, pero no es lo mismo una herramienta de autoría que proporcione plantillas para introducir el contenido que utilizar una herramienta de uso general (como Microsoft Word) para comunicarse con el Servidor de Contenido.

Una vez despejadas estas dudas pasaremos a mencionar aquellos aspectos generales y particularidades que, creemos, son esenciales para posicionar adecuadamente un sistema de Gestión de Contenidos.

Arquitectura:

• Cliente/ Servidor, Cliente Web, ambos.
• Estructura del repositorio, posibilidad de múltiples repositorios y de replicación.
• Conexión con BBDD.
• Cumplimiento de estándares: XML, de desarrollo, de comunicación y de metadatos.
• SDK para desarrollo de aplicaciones.
• Plataformas: Windows NT, 2000, XP, Sun, IBM AIX, HP-UX, Linux.
• Internacionalización: Idiomas, Soporte de ayuda, Manuales, cursos, etc.

Administración del sistema:

• Administración única, posibilidad de delegarla.
• Roles: múltiples, por individuos, grupos, etc.
• Informes de administración: personalización, extracción y análisis.

Gestión de Documentos:

• Composición de los documentos. Metadatos asociados a los documentos.
• Gestión de imagen. Procesos de carga masiva. Edición de contenido web. Plantillas externas.
• Check-in / Check-out. Revisión de documentos.
• Autorizaciones a nivel de página, documento, objeto.

Diseño web y autoría:

• Posibilidades de diseño web y de gestión de la estructura de los sitios web y sus páginas.
• Integración con herramientas externas de autoría.
• Sindicación de contenidos.

Soporte de workflow y BPM:

• Creación de workflow para usuarios sin experiencia. Asignación de tareas a roles, a grupos.
• Facilidad de cambios en el diseño.
• Seguimiento de los procesos.
• Capacidad de priorización. Tareas paralelas.
• Notificaciones por correo electrónico, en la bandeja de entrada del CMS, etc.
• Integración con terceros.

Integración con otras aplicaciones empresariales:

• En Back office con aplicaciones ERP.
• En Front office con Call Center, CRM, Portales.
• Integración con aplicaciones de autoría Web, autoría XML, con aplicaciones de Gestión de Imagen, de Gestión Documental.
• Capacidad de exportación e importación de contenido y metadatos.

Búsquedas y colaboración:

• Tipos de búsqueda. Integración con buscadores de terceros.
• Búsquedas sobre repositorios de terceros. Búsquedas multidioma.
• Categorización y taxonomías.
• Herramientas de colaboración: Espacios compartidos, listas de discusión, colaboración en tiempo real.
• Asignaciones de tareas: grupos de trabajo, grupos de proyectos.

Publicación y distribución de contenido:

• Contenido separado de la presentación.
• Facilidad de publicación en sitios web. Rendering.
• Capacidades de personalización. Suscripción a contenidos. Sindicación con perfiles o reglas.

Seguridad:

• Encriptación, certificados y firmas digitales. SSL.
• Niveles de autorización: usuarios, grupos, roles, objeto, proyecto.
• Seguridad en la aplicación: passwords, unico passsword para el usuario, generación de listas de usuarios, LDAP.

Estos apartados deben desarrollarse combinando, por un lado las características y necesidades de la organización que quiere implantar un sistema de gestión de contenidos, y por otro lado las posibilidades que nos ofrecen los suministradores.

Autor: infoecm
http://www.infoecm.com

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