Cómo escribir emails decentes (2)

4. Procura responder en un plazo de 24 horas.

El principal problema del correo electrónico es tomar en serio su importancia. Se le debe dar la misma importancia que al teléfono si es ofrecido como medio de comunicación. Muchas empresas ofrecen en su pagina web direcciones de correo como forma de contacto ofreciendo poca o nula respuesta a los mails que llegan por esta vía.

Si no se disponen de recursos para ello, mejor no ofrecer un mail y ofrecer métodos más tradicionales como el teléfono o dirección postal. Se debe tener en cuenta a los clientes internacionales para adecuar el formato de la información.
Como alternativas para recoger datos de nuestros usuarios se pueden ofrecer encuestas o formularios de tal forma que se automatice el recoger y procesar la información.

5. Los "attachments" deben ser ligeros, compatibles y se debe comentar el contenido en el mail. Si se distribuye en grupo numeroso, mejor subir el documento a un servidor y mandar un enlace al documento en el mail.

En los documentos procura enviar solo las páginas que hacen falta y evita el incluir imágenes pesadas.

En documentos tipo gráficos, el principal problema es la visualización en ordenadores que no tienen el programas de diseño.

Evita enviar el documento en crudo y procura meterlo dentro de un HTML para asegurarte que lo vera en el navegador. Si el documento a revisar es grande (tipo trabajos de imprenta), envía algún thumbnail para que se pueda hacer una idea y el documento en tamaño real para revisar detalles.

Evita el enviar cualquier otro formato que no sea JPG o GIF. En cualquier otro documento, procura comentar el formato, asegurarte de que los receptores tiene el programa para visualizarlo o en su defecto enviar alguna dirección de descarga de visualizadores. El uso de PDFs es muy útil en los attachments.

6. Evita introducir formato en tu mail (colores, fuentes...). Algunos programas pueden no entenderlo.

Algunos usuarios de correo introducen preferencias en el estilo de su mail. Si bien dentro de su programa de correo puede verse bien, en otros programas puede dar lugar a "malas interpretaciones".

Sobre todo en el uso de mails de empresa, evita el usar colores y fuentes que no sean las "por defecto". Un mail amigable puede generar menos acción que uno "normal".

7. Si haces un forward, procura "copiar y pegar" el trozo de interés comentando que hacer al respecto.

En algunas ocasiones se reciben forwards con el texto "tu te encargas". Ante esto el usuario debe descifrar, del forward, el contenido de la conversación entre 2 personas y la tarea a realizar.

Mejor copiar y pegar la parte de interés y procurar ofrecer algún dato sobre que ha pasado, que se ha acordado y que se espera como respuesta.

De igual forma, puede ser de utilidad en las respuestas copiar y pegar las partes de texto replicadas. Hay gente que accede a su cuenta de correo de forma esporádica y puede ser que hayan olvidado el contenido del mail.

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