Las 5 fases para organizarte con eficacia

Aprende las 5 fases para organizarte con eficacia. Descubre cómo obtener la máxima productividad personal.

Recopila todo lo que tiene su atención en "cubos" externos sin fugas (tus bandejas de entrada, correo electrónico, blocs de notas, mensajes en voz, etcétera). Sácalos de tu memoria a corto plazo.
Mantenga lo menos bandejas de entrada posible, y tantos como necesitas.
Vacíalas frecuentemente pasando por las fases de procesar y organizar (vea más abajo)

Procesa las cosas que has recopilado (y toma decisiones)
Si no hay que actuar, bórralo, guárdalo para más tarde u archívalo para referencia.
Si hay que actuar, decide la Próxima Acción y hazlo (si puedes en menos de dos minutos), delega la tarea (y apuntalo en la lista de espera para su seguimiento) o aplázalo (ponlo en la lista o carpeta de tareas). Si una sola acción no cierre la actividad, entonces identifica el compromiso como "proyecto" y apuntalo en la lista de proyectos.

Agrupa los resultados de la fase 2 en categorías adecuadamente recuperables y revisables. Los cuatro categorías claves son:
Proyectos (proyectos que tiene el compromiso de terminar)
Calendario (accione para hacer en un día u hora específico)
Próximas Acciones (acciones para hacer lo antes posible)
En espera (proyectos y acciones hechos por otros que quieres seguir)
Añade sub-categorías de estas listas si las hace más fácil de usar (Llamadas, Compras, A Casa, Al Ordenador, etcétera)
Añade listas de metas a largo plazo y valores que te influyen
Añade listas útiles diversas si necesario (descripción de trabajo, eventos para seguir, diagrama de la organización, …)
Mantenga un sistema de material de referencia genérico para archivar información y material que no requieren ninguna acción, pero debe ser accesible.
Mantenga un sistema para disparar acciones más tarde (lista de algún día/quizás, calendario, "tickler").
Mantenga material de soporte de proyectos si necesario (puedes guardarlo en el sistema de referencia o un una área de pendientes.

Examina el calendario y las listas de acciones diariamente (o siempre cuando puedes hacer una de las tareas)
Planifica un Repaso Semanal para limpiar, actualizar, gestionar y mejorar tus sistemas.
Revisa las metas valores y visiones tantas veces que es necesario para mantener la lista de proyectos completo y actualizado.

Elige las acciones para hacer basado en lo que puedes hacer (contexto), el tiempo disponible, tu energía y finalmente tus prioridades.
Permanezca flexible manteniendo un sistema de recordatorios de acciones para toda tu vida, que es siempre accesible para revisar, confiando en su intuición para hacer las decisiones adecuadas.
Asegúrate de hacer las mejores elecciones por centrarte con consistencia en las prioridades ("¿Qué valor obtengo si hago X en lugar de Y?"). Frecuentemente revisa tus compromisos en los diferentes niveles de vida y trabajo:

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